Die Nebenkostenabrechnung

Mit der nachfolgenden Darstellung können Sie sich schnell einen Überblick über die wesentlichen Regelungen zur Betriebskostenabrechnung verschaffen.



1. Die rechtlichen Grundlagen der Betriebskostenabrechnung

Eine erste Definition zum Begriff der Betriebskosten findet sich wortgleich in in § 1 Abs. 1 Satz 1 Betriebskostenverordnung (BetrkV) und § 556 Abs. 1 Satz 2 BGB. Dort heisst es jeweils: "Betriebskosten sind die Kosten, die dem Eigentümer oder Erbbauberechtigten durch das Eigentum oder das Erbbaurecht am Grundstück oder durch den bestimmungsmäßigen Gebrauch des Gebäudes, der Nebengebäude, Anlagen, Einrichtungen und des Grundstücks laufend entstehen."

Auch Sach- und Arbeitsleistungen des Eigentümers zählen zu den Betriebkosten; sie dürfen mit dem Nettobetrag angesetzt werden, der für eine gleichwertige Leistung eines Unternehmers angesetzt werden könnte, § 1 Abs. 1 Satz 2 BetrKV.

Keine Betriebskosten sind

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2. Fristen und Form der Betriebskostenabrechnung

Über die Vorauszahlungen für Betriebskosten hat der Vermieter jährlich abzurechnen; dabei ist der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit zu beachten, § 556 Abs. 3 Satz 1 BGB.

Die Abrechnung ist dem Mieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums mitzuteilen, § 556 Abs. 3 Satz 2 BGB. Nach Ablauf dieser Frist ist die Geltendmachung einer Nachforderung durch den Vermieter ausgeschlossen, es sei denn, der Vermieter hat die verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten, § 556 Abs. 3 Satz 3 BGB.

Der Vermieter ist zu Teilabrechnungen nicht verpflichtet, § 556 Abs. 3 Satz 4 BGB.

Einwendungen gegen die Abrechnung hat der Mieter dem Vermieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Zugang der Abrechnung mitzuteilen, § 556 Abs. 3 Satz 5 BGB. Nach Ablauf dieser Frist kann der Mieter Einwendungen nicht mehr geltend machen, es sei denn, der Mieter hat die verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten § 556 Abs. 3 Satz 6 BGB.

Eine zum Nachteil des Mieters von den Absätzen 1 bis 3 des § 556 BGB abweichende Vereinbarung ist unwirksam, § 556 Abs. 4 BGB.

Die Nebenkostenabrechnung hat eine geordnete Zusammenstellung der Ausgaben in Form einer zweckmäßigen und übersichtlichen Aufgliederung in Abrechnungsposten zu enthalten, (BGH, Urteil v. 23.11.1981, VIII ZR 298/80, NJW 1982, 573). Ein Mieter mit durchschnittlichen Verständnisvermögen und ohne juristische und betriebswirtschaftliche Schulung muss durch die Abrechnung in die Lage versetzt sein, den Anspruch des Vermieters gedanklich und rechnerisch nachzuprüfen zu können.

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3. Die einzelnen Betriebskostenpositionen

Diejenigen Betriebskosten, die der Vermieter auf die Mieter umlegen darf, sind in siebzehn Positionen untergliedert, § 2 BetrKV, nämlich

  1. die laufenden öffentlichen Lasten des Grundstücks,insbesondere die Grundsteuer;
  2. die Kosten der Wasserversorgung,
  3. die Kosten der Entwässerung,
  4. jeweils die Kosten des Betriebs der zentralen Heizungsanlage des Betriebs, der zentralen Brennstoffversorgungsanlage, der eigenständig gewerblichen Lieferung von Wärme oder der Reinigung und Wartung von Etagenheizungen und Gaseinzelfeuerstätten,
  5. jeweils die Kosten des Betriebs der zentralen Warmwasserversorgungsanlage,der eigenständig gewerblichen Lieferung von Warmwasser oder der Reinigung und Wartung von Warmwassergeräten,
  6. die Kosten verbundener Heizungs- und Warmwasserversorgungsanlagen, soweit sie nicht jeweils bei den entsprechenden Positionen berücksichtigt sind,
  7. die Kosten des Betriebs des Personen- oder Lastenaufzugs,
  8. die Kosten der Straßenreinigung und Müllbeseitigung,
  9. die Kosten der Gebäudereinigung und Ungezieferbekämpfung,
  10. die Kosten der Gartenpflege,
  11. die Kosten der Beleuchtung,
  12. die Kosten der Schornsteinreinigung,
  13. die Kosten der Sach- und Haftpflichtversicherung,
  14. die Kosten für den Hauswart,
  15. die Kosten des Betriebs der Gemeinschafts-Antennenanlage oder des Betriebs der mit einem Breitbandkabelnetz verbundenen privaten Verteilanlage,
  16. die Kosten des Betriebs der Einrichtungen für die Wäschepflege,
  17. sonstige Betriebskosten.

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4. Vereinbarung der Tragung der Betriebskosten durch den Mieter

Vermieter und Mieter können vereinbaren, dass der Mieter die Betriebskosten trägt, § 556 Abs. 1 Satz 1 BGB. Die Vertragsparteien können vorbehaltlich anderweitiger Vorschriften (z. B. Heizkostenverordnung (HeizkostenV) s. u. Ziffer 5) vereinbaren, dass Betriebskosten als Pauschale oder als Vorauszahlung ausgewiesen werden, § 556 Abs. 2 Satz 1 BGB. Vorauszahlungen für Betriebskosten dürfen nur in angemessener Höhe vereinbart werden, § 556 Abs. 2 Satz 2 BGB.

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5. Abrechnungsmaßstab für die Umlegung der Betriebskosten

Mieter und Vermieter können den anzuwendenden Umlegungsmaßstab für die Betriebskosten vertraglich vereinbaren. Haben sie über den Umlagemaßstab keine Vereinbarung getroffen, sind die Betriebskosten vorbehaltlich anderweitiger Vorschriften nach dem Anteil der Wohnfläche umzulegen § 556a Abs. 1 Satz 1 BGB.

Betriebskosten, die vom Verbrauch durch die Mieter abhängen, sind so umzulegen, dass dem unterschiedlichen Verbrauch Rechnung getragen wird, § 556a Abs. 1 Satz 2 BGB.

Der Vermieter kann, sofern dies bislang nicht vereinbart ist, durch Erklärung in Textform bestimmen, dass die Betriebskosten zukünftig abweichend von der getroffenen Vereinbarung ganz oder teilweise nach einem Maßstab umgelegt werden dürfen, der dem erfassten unterschiedlichen Verbrauch Rechnung trägt § 556a Abs. 2 Satz 1 BGB. Die Erklärung ist nur vor Beginn eines Abrechnungszeitraums zulässig, § 556a Abs. 2 Satz 2 BGB. Sind die Kosten bislang in der Miete enthalten, so ist diese entsprechend herabzusetzen, § 556a Abs. 2 Satz 3 BGB.

Eine zum Nachteil des Mieters von § 556a Absatz 2 BGB abweichende Vereinbarung ist unwirksam, § 556 Abs. 3 BGB.

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6. Erfassung und Abrechnung von Heizwärme und Warmwasser

Die Erfassung und Verteilung der Kosten für Heizwärme und Warmwasser wird durch die HeizkostenV geregelt. Sie geht den zwischen Mieter und Vermieter getroffenen vertraglichen Bestimmungen über die Umlegung der Kosten für Heizwärme und Warmwasser vor, es sei denn, die Mietwohnung befindet sich in einem Gebäude mit nicht mehr als zwei Wohnungen, von denen eine der Vermieter selbst bewohnt, § 2 HeizkostenV. Weitere Ausnahmen enthält § 11 HeizkostenV.

Der Gebäudeeigentümer hat den anteiligen Verbrauch der Nutzer an Wärme und Warmwasser zu erfassen, § 4 Abs. 1 HeizkostenV. Er hat dazu die Räume mit Ausstattungen zur Verbrauchserfassung zu versehen; die Nutzer haben dies zu dulden, § 4 Abs. 2 HeizkostenV.

Zur Erfassung des anteiligen Heizwärme- und Warmwasserverbrauchs sind geeignete Zähler oder andere geeignete Ausstattungen zu verwenden, § 5 HeizkostenV.

Von den Kosten des Betriebs der zentralen Heizungsanlage sind mindestens 50% und höchstens 70% nach dem erfassten Wärmeverbrauch der Nutzer zu verteilen, § 7 Abs. 1 Satz 1 HeizkostenV. Die übrigen Kosten sind nach der Wohn- oder Nutzfläche oder nach dem umbauten Raum zu verteilen; es kann auch die Wohn- oder Nutzfläche oder der umbaute Raum der beheizten Räume zu Grunde gelegt werden, § 7 Abs. 1 Satz 5 HeizkostenV. § 7 Abs. 1 Satz 1 und 5 gelten für die Verteilung der Kosten der Wärmelieferung entsprechend, § 7 Abs. 3 HeizkostenV.

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Zu den Kosten des Betriebs der zentralen Heizungsanlage einschließlich der Abgasanlage gehören gemäß § 7 Abs. 2 HeizkostenV die Kosten

Von den Kosten des Betriebs der zentralen Warmwasserversorgungsanlage sind mindestens 50% und höchstens 70% nach dem erfassten Warmwasserverbrauch, die übrigen Kosten nach der Wohn- oder Nutzfläche zu verteilen, § 8 Abs. 1 HeizkostenV. Für die Verteilung der Kosten der Warmwasserlieferung gilt Absatz 1 entsprechend, § 8 Abs. 3 HeizkostenV.

Zu den Kosten des Betriebs der zentralen Warmwasserversorgungsanlage gehören die Kosten der Wasserversorgung, soweit sie nicht gesondert abgerechnet werden, und die Kosten der Wassererwärmung entsprechend § 7 Absatz 2 HeizKostenV, § 8 Abs. 2 Satz 1 HeizkostenV.

Zu den Kosten der Wasserversorgung gehören die Kosten des Wasserverbrauchs, die Grundgebühren und die Zählermiete, die Kosten der Verwendung von Zwischenzählern, die Kosten des Betriebs einer hauseigenen Wasserversorgungsanlage und einer Wasseraufbereitungsanlage einschließlich der Aufbereitungsstoffe, § 8 Abs. 2 Satz 2 HeizkostenV.

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